√ Pengertian Sekretaris Dan Tugasnya Secara Lengkap
Pengertian sekretaris dan tugasnya – Pastinya kalian sudah tidak gila lagi dengan istilah yang satu ini. Tapi apakah kalian sudah mengetahui apa itu arti dan tugas-tugas dari sekretaris? jikalau belum mengetahuinya, kalian sanggup memahaminya di artikel ini.
A. Penjelasan dan kiprah dari sekretaris
Sekretaris ialah dari segi asal katanya, istilah sekretaris asalnya dari kata “secretum” yaitu bahasa latin yang artinya rahasia. Kata “secretum” kemudian kemudian bermetamorfosis kata “secretarius” yaitu dalam bahasa Perancis, kemudian “secretary” dalam bahasa Inggris, kemudian alhasil menjadi kata “secretaries” yaitu dalam bahasa Belanda, dan masuk ke Indonesia yang dikenal dengan istilah “sekretaris” yang berasal dari kata “secretaries” bahasa Belanda. Sekretaris ialah orang, pegawai ataupun karyawan yang di berikan kiprah dan juga pekerjaan yang berafiliasi dengan problem diam-diam suatu negara atau perusahaan.
Atau sanggup di katakan definisi sekretaris yaitu seseorang yang membantu seorang pemimpin atau tubuh pimpinan ataupun suatu perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan acara administratif yang akan menunjang acara manajerial seorang pemimpin atau acara operasional perusahaan.
Tugas Sekretaris jikalau dilihat menurut ruang lingkupnya, kiprah sekretaris dikelompokkan menjadi delapan diantaranya yaitu:
Tugas rutin yaitu banyak sekali macam kiprah yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugasnya mencakup seperti:
- Membuka surat-surat.
- Menerima dikte pimpinan.
- Menerima tamu.
- Menerima telepon.
- Menyimpan arsip atau surat.
- Menyusun serta membuat jadwal acara pimpinan.
- Dan lain-lain.
Tugas khusus yaitu suatu kiprah yang diperintahkan secara pribadi oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan alasannya adanya unsur keyakinan bahwa kiprah dari sekretaris bisa menyimpan diam-diam perusahaan. Bisanya kiprah ini mencakup seperti:
- Mengkonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan kekerabatan ataupun instansi dari luar.
- Menyusun surat-surat diam-diam (confidential).
- Menyusun program pertemuan bisnis.
- Pembelian kado ataupun cindera mata.
- Dan masih banyak lagi.
Apakah itu sekretaris?
Tugas istimewa yaitu suatu kiprah yang menyangkut keperluan pimpinan, menyerupai meliputi:
- Membetulkan letak atau posisi dari alat tulis, dan perlengkapan yang dibutuhkan pimpinan.
- Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan banyak sekali informasi kepada relasi.
- Mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu tubuh atau dari suatu instansi.
- Mewakili seseorang ketika mendapatkan pemberian untuk dana ataupun keperluan acara yang lainnya.
- Memeriksa hasil pengumpulan dana ataupun uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.
- Menghadiri banyak sekali rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan ketika rapat selama mengadakan pertemuan bisnis.
- Mengadakan investigasi peralatan kantor, mana saja yang perlu diperbaiki dan penambahan peralatan serta sarana kantor.
- Dan lain-lain.
Tugas Sosial diantaranya meliputi:
- Mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan.
- Mengatur banyak sekali penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya.
- Dan yang lainnnya.
Tugas Keuangan yaitu biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas keuangan ini diantaranya:
- Mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, menyerupai misalnya: penyimpanan uang di Bank, pengambilan uang dari Bank, penarikan cek dll.
- Membayar rekening-rekening, pajak dan pemberian dana atas nama pimpinan perusahaan.
- Menyimpan banyak sekali macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
- Dan sebagainya.
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, diantaranya yaitu:
- Menerima dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
- Menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
- Mencatat banyak sekali komitmen untuk pimpinan.
- Menyusun program kerja pimpinan sehari-hari.
- Dan lain-lain.
Tugas insidental yaitu kiprah ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, diantaranya meliputi:
- Menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan pimpinan.
- Membuat ikhtisar dari banyak sekali info dan karangan yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan banyak sekali macam media lain, yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan.
- Mengkoreksi banyak sekali materi cetakan, misal seperti: undangan, formulir, brosur serta daftar yang di konsep oleh perusahaan.
- Mewakili pimpinan dalam banyak sekali macam resepsi atau pertemuan.
- Dan masih banyak lagi.
Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis), ini terjadi ketika 2 (dua) orang atau lebih saling mendapatkan serta memperlihatkan yang berupa suatu informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan problem dan membuat yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan sangat melelahkan bagi sekretaris untuk menorganisir banyak sekali pertemuan tersebut.
Itulah di atas mengenai pengertian sekretaris dan kiprah sekretaris, biar sanggup membantu dalam menambah wawasan teman-teman….
Sumber aciknadzirah.blogspot.com