√ Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Mekanisme Sistem Penyimpanannya
Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan wacana pengertian arsip. Yang meliputi pengertian arsip, fungsi arsip, jenis-jenis arsip, mekanisme pengarsipan dan sistem penyimpanan arsip dengan pembahasan lengkap dan gampang dipahami. Untuk lebih detailnya silakan simak ulasan dibawah ini dengan secama.
Daftar Isi
Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya
Mari kita bahas pengertiannya terlebih dahulu dengan secama.
Pengertian Arsip
Arsip yakni suatu catatan dalam bentuk warkat atau record yang ditulis, dicetak atau diketik dalam bentuk huruf, angka dan gambar, yang mempunyai makna dan tujuan tertentu sebagai materi komunikasi dan isu yang terekam komunikasi dan isu yang terekam di kertas (kartu, formulir) Kertas film (slide, film-strip, makro film) komputer, pita tape, piringan, rekaman, disket, kertas photocopy dan lain sebagainya.
Seiring dengan perkembangan kemajuan alat data dan informas yang telah hingga masa komputerisasi, maka arsip ketika ini sanggup direkam pada kertas kertas film celluloid dan media komputer (disket, pita magnetik dan lain sebagainya).
Berdasarkan Undang-Undang No.7 tahun 1971, Depkes menyatakan pengertian arsip adalah:
- Naskah-naskah yang dibentuk dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah berupa corak apapun, baik keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan acara pemerintah.
- Naskah-naskah yang sudah dibentuk dan diterima oleh badan-badan Swasta meupun perorangan, berupa cora apapun, baik dalam keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka menjalankan kehidupan kebangsaan.
Fungsi Arsip
Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 fungsi arsip dibagi menjadi dua yakni fungsi dinamis dan fungsi statis. Sedangkan berdasarkan Drs. Anhar Fungsi Arsip adalah:
- Merupakan alat penyimpanan warkat
- Merupakan alat pertolongan perpustakaan
- Penyimapan warkat-warkat kepada keputusan yang sudah diambil
- Kearsipan artinya menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting tetang kemajuan perusahaan.
Jenis-Jenis Arsip
Dilihat dari sudut aturan dan perundang-undangan Depkes No. 43 tahun 1971 ada dua jenis arsip:
Arsip Otentik
Arsip otentik merupakan arsip yang diatasnya ada tanda tangan orisinil dengan tinga yang artinya bukan fotokopi atau film, sebagai tanda sah dari isi arsip yang terkait, arsip otentik sanggup digunakan sebagai bukti aturan yang sah.
Arsip Tidak Otentik
Arsip tidak otentik merupakan arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangah orisinil dengan tinta. Arsip ini sanggup dalam bentuk fotokopi, film, mikrofilm, jenis keluaran (output atau print out komputer) dan media komputer contohnya disket dan sebagainya.
Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimapan yaitu langkah-langkah pekerjaan yang dijalankan bekerjasama dengan akan disimpannya sebuah warkat. Terdapat dua macam penyimpanan yakni penyimpanan warkat yang belum final proses (file pending) dan penyimapan warkat yang sudah di proses (file tetap)
Penyimpanan Sementara (file pending)
File pending atau file tindak lanjut (follow up file) ialah file yang digunakan untuk menyimpan sementara sebelum suatu warkat final diproses. File ini terdiri atas map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map berikutnya dan 31 map bulan berikutnya.
Pergantian bulan ditampilkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang ditunda hingga waktu tertentu contohnya sanggup dimasukkan dalam map dibawah bulan dan tanggal yang diinginkan. Setelah final diproses gres lalu warkat dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending seringkali ditempatkan di salah satu laci atau lemari arsip (filling cabinet) yang digunakan.
Penyimpanan Tetap (File Permanen)
Pada umumnya kantor-kantor tidak memperhatikan mekanisme atau langkah demi langkah penyimapanan warkat. Dengan pengalaman menawarkan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang di mekanisme permulaan, sedang kalau telah hingga kepada penyimpanan, kecepatan menemukan dokumen mempunyai peranan penting. Dan kecepatan ini banyak bergantung dengan sistem yang dipakai, peralatan dan petugas filing.
Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan yaitu sistem yang diaplikasikan pada penyimpanan warkat supaya gampang dalam pengerjakan penyimpanan sanggup dibentuk dan ditemukan warkat yang telah disimpan sanggup dilakukan dengan lebih cepat kalau warkat tersebut di waktu tertentu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan mempunyai prinsip yaitu menyimpan berdasarkan kata tangkat (caption) dari warkat yang disimpam baik dalam bentuk huruf ataupun angka yang ditata berdasarkan urutan tertentu. Pada dasarnya terdapat dua jenis urutan, yakni urutan huruf dan urutan angkat. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan huruf yakni sistem yang sering disebut dengan sistem abjad, sistem geografis dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka yakni sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik.
Seringkali sistem penyimpanan yang sanggup digunakan sebagai sistem penyimpanan yang standar yakni sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek. (Amsyah, 2008:71)
Demikianlah telah dijelaskan wacana Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya, agar sanggup menambah wawasan dan pengetahuan kalian. Terimakasih telah berkunjung dan jangan lupa untuk membaca artikel lainnya.
Sumber http://www.seputarpengetahuan.co.id