√ Sekretaris : Pengertian, Fungsi, Kiprah Tujuan, Dan Tugasnya Dalam Organisasi Lengkap
Sekretaris : Pengertian, Fungsi, Peran Dan Tugasnya Dalam Organisasi Lengkap
Daftar Isi :
Sekretaris – Sekretaris merupakan seorang pembantu pemimpin di suatu kantor, perusahaan atau organisasi. Sehingga dengan posisinya yang tidak jauh dengan pemimpin, maka kiprah dan kiprah sekretaris tersebut sangatlah penting. Serta sangat kuat pada setiap jalannya suatu organisasi tertentu.
Pengertian Sekretaris
Kata sekretaris ini berasal dari secretum yang artinya rahasia, artinya seseorang yang mengetahui atau mempunyai semua diam-diam di dalam suatu organisasi. Sehingga seorang sekretaris mempunyai kiprah dalam membantu seluruh orang yang ada di dalam suatu organisasi. Sebagai perpanjangan tangan dari seorang pemimpin.
Fungsi Sekretaris
Fungsi Primer
Fungsi utama dari seorang sekretaris yaitu fungsinya secara administratif, yang menunjang segala kegiatan organisasi. Seperti contohnya pengelolaan surat-surat, baik surat yang masuk maupun surat yang keluar. Dan juga kearsipan data, mengatur segala jadwal kegiatan, jadwal rapat dan lain sebagainya. Yang sifatnya organisasi.
Fungsi Sekunder
Fungsi berikutnya yaitu fungsi sekunder yaitu kepanjangan dari tangan pemimpin, atau ketua organisasi pada setiap anggota organisasi. Yang dalam hal ini memantau segala acara anggota, menjadi jembatan penghubung anggota dengan pemimpin, dan jalur aspirasi anggota pada pemimpin atau dari pemimpin ke anggota.
Tugas Sekretaris
Sekretaris yaitu pintu masuknya sebuah organisasi sebelum bertemu dengan ketua organisasi atau pemimpin. Karena segala hal yang berkaitan dengan organisasi, tentu harus melalui sekretaris terlebih dahulu. Misalnya dalam hal surat, segala jenis surat masuk ke dalam organisasi baik dalam hal pemberitahuan, pinjam ruang, ataupun alat hingga delegasi. Harus hingga ke sekretarisnya terlebih dahulu, sesudah itu gres hingga ke pemimpin atau ketua. Kemudian diteruskan ke potongan yang mempunyai wewenang.
Sekretaris juga mengurus penerimaan tamu yang berasal dari luar organisasi, sebelum bertemu dengan pemimpin organisasi. Serta menggantikan pemimpin kalau kebetulan pemimpin sedang tidak sanggup hadir.
Peran Dan Tugas Pokok Sekretaris
Jika diibaratkan sebagai sebuah film, maka sekretaris merupakan salah satu tokoh yang mempunyai tanggung jawab yang besar pada pemimpin dan anggota. Yang dimana seorang sekretaris dituntut untuk selalu bersikap komunikatif, dan menjadi penunjang di dalam sebuah organisasi.
1. Peran sekretaris pada pimpinan
- Sebagai penghubung diantara pemimpin dengan orang atau organisasi lain, contohnya melalui surat, telepon atau media lainnya.
- Menjadi sumber informasi dan juga penunjang bagi seorang pemimpin.
- Sebagai perpanjangan tangan dari pemimpin ke anggota.
- Sebagai wakil atau alternatif, dari anutan pemimpin di dalam suatu keadaan tertentu.
2. Peran sekretaris pada anggota
- Sebagai penghubung diantara anggota dan pimpinan.
- Menjadi seorang pengawas, motivasi, dan kebijakan atas kinerja setiap anggota di dalam suatu organisasi. Sebagai bentuk perpanjangan tangan pimpinan.
Tugas Pokok Sekretaris Dalam Suatu Organisasi
Tugas sekretaris tidak jauh dari peranan yang dimilikinya, hanya saja kiprah seorang sekretaris di suatu organisasi dengan organisasi lainnya belum tentu sama. Semua itu dikembalikan pada masing-masing kiprah dan kiprah yang dimiliki oleh suatu organisasi. Berikut ini beberapa kiprah pokok seorang sekretaris secara umum :
1. Menjalankan perintah dari pemimpin
Sebagai bawahan seorang sekretaris mempunyai kewajiban dalam menjalankan perintah pemimpin, dalam rangka menjalankan suatu organisasi. Seperti contohnya :
- mencari informasi
- mengumpulkan data
- membuatkan naskah pidato, dll.
2. Membantu segala pekerjaan pimpinan
Kewajiban lainnya dari sekretaris yaitu membantu segala pekerjaan pemimpin. Misalnya dengan menggantikan pimpinan ketika pemimpin sedang tidak sanggup hadir. Serta memantau dan memastikan segala jadwal kerja organisasi, sudah berjalan sesuai dengan rencana.
3. Sebagai penghubung antara pemimpin dan juga anggota
Seorang sekretaris wajib memberikan kebijakannya, kepada setiap anggota. Baik melalui surat, selebaran ataupun broadcast message. Atau sanggup juga memberikan kritik, saran dan aspirasinya dari anggota kepada pemimpin.
4. Sebagai penghubung antar pemimpin dengan orang yang berasal dari luar organisasi
Sekretaris juga sanggup menjadi pintu gerbang ketika ada orang atau organisasi lainnya, yang akan menghubungi atau bertemu dengan pemimpin.
5. Melakukan segala korespondensi
Korespondensi artinya seorang sekretaris mempunyai kiprah untuk mencatat dan mendapatkan surat, yang tiba ke organisasi sebelum surat itu hingga ke tangan pemimpin untuk ditindak lanjuti. Bukan hanya mendapatkan surat, tetapi sekretaris juga harus menciptakan surat.
6. Melakukan pengarsipan
Tugas sekretaris lainnya yaitu dalam mengarsipkan dokumen yang penting mirip contohnya proposal, surat masuk, surat keluar, dan dokumen penting lainnya.
7. Mengatur jadwal
Tugas lainnya yaitu menyusun sebuah jadwal contohnya pertemuan atau rapat pengurus secara periodik. Yang membahas setiap perkembangan dalam jadwal kerja setiap pengurus. Sekretaris juga akan mengatur setiap jadwal pertemuan pemimpin, dengan organisasi yang lainnya.
8. Kreatif
Tugas sekretaris yang satu ini berkaitan dengan aspek penunjang, yang diminta oleh pemimpin atau tuntutan keadaan dan biasanya bentunya unik. Misalnya :
- Menyiapkan planning kerja
- Menyusun beberapa poin yang akan dibahas dalam rapat
- Sampai menetapkan segala kebijakan yang bersifat darurat.
Tujuan Dari Sekretaris
- Memiliki tanggung jawab dalam memastikan segala kelancaran kegiatan di dalam suatu organisasi, yang sesuai dengan jadwal kerja yang dicanangkan.
- Menjadi sumber informasi bagi setiap pemimpin atau daerah untuk menjajaki segala pendapat yang ada.
- Membantu tugas-tugas pemimpin.
- Menjadi media penghubung antara atasan dan bawahan.
- Menjadi media penghubung dengan organisasi lainnya.
- Menjadi media perekam, pengingat atau penyimpan di dalam suatu kegiatan organisasi.
Demikian pembahasan mengenai sekretaris, yang lengkap dengan peran, fungsi, kiprah pokok, dan tujuan dari sekretaris itu sendiri. Semoga sanggup menambah wawasan anda.
Baca Juga :
Gempa Bumi : Pengertian, Penyebab, Jenis, Akibat, Alat Untuk Mengukur, Dan Kekuatannya Lengkap
Pengertian Humas : Tujuan, Jenis, Dan Tugas Pokok Humas
Sumber aciknadzirah.blogspot.com
